İş Arıza Yapısı (WBS) ve Kaynak Arıza Yapısı (RBS) arasındaki fark
İş yıkma yapısı, herhangi bir proje için önemli bir sonuçtur. WBS aracılığıyla, proje yöneticisi, takımın başarması gereken işi kolaylıkla yönetilebilen küçük bölümler halinde sınıflandırmak için iyi bir konumdadır; ancak RBS, proje yönetimi söz konusu olduğunda etkinliğin önemli bir parçası olarak görülmektedir. Proje yöneticisi, RBS aracılığıyla belirli bir görevi hiyerarşik sırada gerçekleştirmek için gereken kaynakları derleyebilir.
RBS'yi WBS'den farklı kılan
WBS, yapılacak işin tüm kapsamının görsel bir temsilidir; proje ekibinin her bir üyesinin anlayabileceği daha küçük kesimlere bölünmüştür. Bunun nedeni, tamamlanma düzeylerinin her biriyle ilgili olarak, söz konusu evre ile ilgili tanımlar ve ayrıntılar bulunmaktadır. Aksine, RBS coğrafi kaynaklara veya örgütsel kaynaklara ayrılabilir. Doğru ve verimli RBS için gerekli diğer araçlardan bazıları, kaynak tahmini, kaynak takvimi ve etkinlik listelerini içerir.
Bunun arkasındaki nedeni, herhangi bir projeyi yönetirken, projeyi tamamlamak için farklı proje bileşenleri ve proje kaynaklarıyla çalışmanız gerekir. İyi bir örnek proje ekibinizin üyeleridir.
Varlığınız projenin hayatı boyunca üretken ve stratejik olarak hazırlandıklarından emin olmalısınız.
Şimdi, verimli bir WBS ile yola çıkmayı planlıyorsanız, aşağıdakileri yapmanıza yardımcı olacak önemli kurallardan bazıları şunlardır:
- Proje / son teslimat her zaman en üst seviyededir
- Tüm elementleri aynı seviyede tanımlamak zorunda değilsiniz
- Çalışma grupları 10'dan fazla olmamalıdır gün
- Her bir çalışma grubu bağımsız olmalı
- Yapının tamamında çalışma gruplarında çoğaltılması olmamalıdır
Aşağıda, bir ev inşa etmek üzere bir WBS bölümünün basit bir gösterimi bulunmaktadır:
Yapı Bir Ev
Vakfı İç Dış
Tamamlama 24% 45% 30%
Bütçe $ 50, 000 $ 86, 000 $ 72, 000
Projenin farklı bölümlerini gösterir o gerçekleştirilecek ve kendileri için gerekli olan bütçe ve tamamlama seviyesi hakkında daha fazla bilgi sağlar.
Bu nedenle, WBS, belirli bir projenin haritasını / taslağını oluşturur. Ana proje bir WBS'de temel teslimat ve oradan da küçük alt kategorilere ayrılıyor ve her bir kategoride bunların nasıl teslim edileceği ayrıntılarıyla.
Öte yandan, RBS'den bahsederken, önemli araçlardan bazılarını kullanarak işlev gördüğünü bilmelisin. Proje yöneticilerine, bu araçları kullanarak etkin bir RBS'yi istihdam etmeleri veya çalıştırmaları talimatı verilmektedir. Bunlar şunlardır:
- Faaliyet listesi
Bu, projenin tamamlanması için kilit olan tüm faaliyetlerin bir listesidir. Proje yöneticisi sadece bir listeye ihtiyaç duymaz, bu listeler hakkında da mümkün olduğunca çok bilgi edinmeleri gerekir. Bu bilgi, listelenen faaliyetlerin tükettiği kaynakları da içerecektir.
- Kaynak tahmini
Proje yöneticisi, üretken, verimli ve daha maliyetli olarak gerçekleştirilecek her bir faaliyet için gereken kaynakların hacmini, türünü ve çeşitliliğini tahmin etmelidir.
Bu tahminler çarpıksa, projenin hedeflerine ulaşılması imkansız olabilir veya proje başarısız olabilir.
- Kaynak takvimi
Bir kaynak takvimi, zaman içindeki kaynakların kullanılabilirliği ile ilgilidir. Proje yöneticisi, projeyi tamamlamak için gereken tüm kaynakların bir listesine ihtiyaç duyacaktır.
Bu kaynaklar ayrıca, uzun vadedeki mevcudiyetlerine dayanarak listelenmelidir. Bu bilgi, proje yöneticisinin, ihtiyaç duyulan kaynakların belirli bir zaman boyunca kullanılabilir olup olmayacağını belirlemesi açısından önemlidir, böylece proje durmaz.
Şu anda, RBS, proje yönetim yazılımını yapılarına dahil ederek giderek daha da önem kazanmaktadır. Herhangi bir proje yönetimi programını kullanıyorsanız, giriş yapabilir ve ihtiyaç duyduğunuz kaynakların kullanılabilirliğini kontrol edebilir ve daha da önemlisi, sınıflandırmalarını kontrol edebilirsiniz.
Bu, genellikle, organizasyona, proje yöneticilerinin, kullandıkları tüm kaynaklar hakkında basit bir veritabanından çok fazla ayrıntıyı görüntüleyebilmelerine yardımcı olur.
WBS'nin Önemi ve RBS'nin Odak Noktası
Projeyi tamamlamak için gerekli çalışmaları organize etmekten ve tanımlamaktan ziyade proje yöneticisinin ve proje ekibinin bir WBS'den elde edebileceği birkaç önemli fayda vardır. WBS aracılığıyla, yapının üst katmanlarından bir bütçe tahsis etmek daha kolaydır. Bu yapıldıktan sonra, her departmanın bütçeleri WBS'deki arıza temelinde yapılandırılabilir.
Maliyet ve zaman tahminleri genellikle her WBS bölümü için sağlanır. Bunu yaparak, tüm proje için bir zamanlama ve uygun bütçeyi düzenlemek daha kolaydır.
WBS sayesinde, bireysel proje sektörlerinin performansını takip etmek daha kolaydır. Proje yöneticisi, projenin performans maliyetini söylemek, sorunlu alanları belirlemek ve daha da önemlisi, projeyi organize etme konusundaki temel konuları iyi bir konumdadır. Tersine, RBS'de kaynakların hiyerarşik bir listesine vurgu anahtardır.Önemli olsun veya olmasın, tüm kaynakları listelemek gerekiyor, gereksiz görünüyorlar. Projenin her bir seviyesinde belirli sayıda kaynağa ihtiyaç duyulacaktır. Bunların her bir seviyenin tamamlanmasına olan önemine göre listelenmesi ve nihayetinde projenin tamamlanması gerekir.
Daha sonra listelenen kaynaklar, sınıflandırmada proje yöneticisine yardımcı olmak için, bulundukları kaynak türünün daha küçük kategorilerine bölünür. Sınıflandırma, aslında her kaynak türü, tanımlanması ve yönetilmesi daha kolay olan tek varlıklara bölünene kadar farklı alt gruplara ilerleyecektir.
WBS'nin RBS'ye Karşı Faydaları
WBS'nin faydalarından biri, proje yöneticisinin bir projenin olası risklerini belirlemesine yardımcı olmasından kaynaklanmaktadır. Projenin açıkça tanımlanamamış bir şubesi olması durumunda, ele alınması gereken bir risk alanı haline gelir. Bu tür risklerin doğru bir şekilde izlenmesi gerekiyor ve proje devam ederken dikkatle gözden geçiriliyor.
Projenin zamanlamanın altına düştüğü düşünülürse, proje yöneticisinin WBS'ye başvurması ve mücadele eden alanları tanımlaması ve işleri değiştirmeye uygun karar vermesi daha kolaydır. Buna karşılık, RBS'nin derhal faydası, özellikle kaynakların alt gruplara bölünmesi, yönetim merkezlerinin çalışmalarını kolaylaştırmaktır. Denetim çok daha kolay hale gelir ve süreçte çok fazla zaman tasarrufu sağlanır.
Denetçiler, her kaynak grubunu projeyle birlikte ilerledikçe izleyebilirler. Projenin belirli düzeylerini diğerlerine güvenmeden hızlandırmak, doğru kaynakları tamamlanıncaya kadar dağıtmak daha kolaydır. Bu nedenle, bazı projeler, belirlenen son tarihten önce, özellikle de projenin farklı düzeylerinin tamamlanması birlikte bağımlı değilse, kolayca tamamlanabilir.
İyi bir RBS planı uygulandığında, yönetim, katılımcı takımların her biri için mevcut toplam kaynak sayısının iyi bir resmini elde etmek için iyi bir konumdadır. Kaynakları anlamaktan başka, kaynakların nasıl kullanılacağını da yönetebiliyorlar.
Yukarıdaki bilgileri karşılaştırdığınızda, WBS'deki farklı alt yayınlara renk atamanız önerilir. Bu, tüm proje ilerlemesinin bir ısı haritasını elde etmek için önemlidir. Aynı zamanda, eksiksiz proje alanlarında ve gevşek olan projelerde yönetimin dikkatini çekmeyi kolaylaştıracaktır.
WBS, düzgün bir şekilde ele alındığında, proje üzerinde çalışan ekiplerin verimliliğini artırmanın ve projenin zamanında tamamlandığının iyi bir yoludur. Proje yöneticisi projeyi iyi bir zamanda tamamlamalarını sağlamak için gerekli becerileri belirleyebilir, ancak RBS söz konusu olduğunda, türlerini anlamamız gerekir. Geleneksel RBS tipi bir örgütsel RBS'dir. Halihazırda kurulan hiyerarşik örgütsel sistemler bu RBS'yi yaratmaya yardımcı olur. Bir kuruluştaki RBS'deki kaynaklar genellikle her bir kuruluş departmanı ve çalışma grubunun ihtiyaçlarına göre dağıtılır.Bunlar, aslında organizasyon tarafından tanımlanmış ve belirlenmiş kategorilerdir.
Coğrafi RBS çoğu durumda alışılmamıştır. Coğrafi RBS'nin ana kaygısı, söz konusu kaynağın dağıtım ve / veya yeridir ve kuruluşun ihtiyaçlarına bağlı olarak farklı konumlarda nasıl tahsis edildiğidir.
Özet
Sonuç olarak, WBS ve RBS, bir projenin başarıyla tamamlanmasının ve ilgili proje takımlarının verimliliğinin anahtarıdır. Aşağıda, yapılardan herhangi birini tanımlayan kilit noktalardır.
